So sind Geschenke (im Rahmen der Weihnachtsfeier) absetzbar: Die derzeitige Entwicklung der Infektionszahlen und die damit einhergehenden Maßnahmen, die aller Voraussicht nach im Dezember eher noch einmal verschärft als gelockert werden dürften, lässt Weihnachtsfeiern wie wir sie kennen in weite Ferne rücken. Doch lassen Sie sich davon nicht entmutigen, sondern werden Sie in diesen Zeiten erst recht erfinderisch!
Die gute Nachricht in diesen Tagen: Auch eine virtuelle Weihnachtsfeier kann eine begünstigte Betriebsveranstaltung sein! Eine Weihnachtsfeier vor dem Rechner im Home Office ist immer noch besser als gar kein gemütliches Beisammensein. Dabei gibt es zwar den ein oder anderen Stolperstein, den Sie beachten sollten, doch mit den folgenden Tipps sind Sie bestens gerüstet.
Wichtig ist: Eine Betriebsveranstaltung muss eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichen Charakter sein. Was heißt das? Das Event muss den Kontakt der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander und das Betriebsklima fördern. Das geht ebenso per Videokonferenz, denn die Finanzverwaltung verlangt keine örtliche, gemeinsame Gebundenheit.
So könnten Sie beispielsweise ein dreistündiges Online-Meeting ansetzen, bei dem Ihr Team miteinander Zeit verbringt wie bei einer analogen Weihnachtsfeier: Mit einem gemeinsamen (wenn auch physisch voneinander getrennten) Essen, einem kleinen Weihnachtsprogramm und dem privaten Austausch untereinander. Somit liegt eine Betriebsveranstaltung vor, weil das Meeting auf betrieblicher Ebene stattfindet und gesellschaftlichen Charakter hat. Denn wie beim analogen Pendant stehen Geselligkeit und der Austausch der Belegschaft im Vordergrund.
Als Arbeitgeber sollten Sie sich ein (kleines) Rahmenprogramm überlegen und dieses für die nächste Prüfung aufbewahren. Soll das virtuelle Meeting als Betriebsveranstaltung anerkannt werden, kommt es allein auf den Inhalt der Veranstaltung an. Außerdem muss die Feier jedem Arbeitnehmer Ihres Unternehmens bzw. einer Organisationseinheit (Standort, Bereich oder Abteilung) offenstehen.
Damit die Online-Weihnachtsfeier steuerlich begünstigt ist, müssen Sie den Freibetrag von 110 Euro je Arbeitnehmer beachten. Unter den Begriff Arbeitnehmer fallen dabei neben aktiven auch ehemalige Mitarbeiter, außerdem Praktikanten, Referendare und Azubis. Begleitpersonen wie (Ehe)Partner können Sie ebenfalls einladen – dann allerdings gilt der 110-Euro-Freibetrag für beide zusammen, denn der geldwerte Vorteil muss dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden.
Als Arbeitgeber können Sie folgende Aufwendungen bis 110 Euro steuer- und SV-frei geltend machen: Verpflegung wie Speisen, Getränke, Tabakwaren und sonstige Genussmittel, Kosten für Entertainment wie Musik, Redner etc. sowie Kosten für externe Organisatoren (z. B. Eventmanager). Um die Bemessungsgrenze einzuhalten, können Sie auch eine Zuzahlung in Betracht ziehen. Wenn Sie Ihrem Team zum Beispiel vor der virtuellen Weihnachtsfeier einen Genuss-Korb mit Wein, Stollen oder Weihnachtsgebäck im Wert von 35 Euro zukommen lassen, dann noch ein Essen für 15 Euro ausgeben und Ihren Mitarbeitern einen Gutschein über 60 Euro schenken, sind Sie bei insgesamt 110 Euro. Damit ist der Freibetrag nicht überschritten.
Achtung: Liegen die Kosten über diesen 110 Euro, spricht man von einer unüblichen Betriebsveranstaltung. Dann sind alle Kosten, die diese 110 Euro übersteigen, als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu betrachten. Diese Kosten können dann individuell beim jeweiligen Arbeitnehmer oder mit einem pauschalen Steuersatz von 25 Prozent zulasten des Arbeitgebers versteuert werden. Durch die Pauschalierung der Lohnsteuer entsteht Sozialversicherungsfreiheit.
Keine Geschenke ohne Weihnachtsfeier! Mehr zu Freibeträgen finden Sie im Beitrag «Bald schon ist Weihnachtszeit: Das müssen Sie zu Geschenken wissen». Noch zwei Hinweise an dieser Stelle: Sachgeschenke aus besonderem Anlass sind bis zu einem Wert von 60 Euro steuerfrei – Weihnachten allerdings stellt keinen besonderen Anlass dar. Es gibt allerdings einen kleinen Kniff: Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern ein Geschenk im Rahmen einer Betriebsveranstaltung machen, können Sie den 60-Euro-Freibetrag im Zuge der oben genannten 110-Euro-Freigrenze nutzen. Es muss für diese Voraussetzung aber nicht die große Weihnachtsfeier sein. Es tut beispielsweise auch eine kleine Kaffee-und-Kuchen-Runde in den Räumen des Unternehmens. Damit können Ihre Mitarbeiter nicht nur den Kuchen, sondern auch Ihr Weihnachtspräsent lohnsteuerfrei beziehen.
Zweite Variante: Möchten Sie auch keine virtuelle Weihnachtsfeier abhalten, können Sie Ihrem Team trotzdem etwas schenken – und das bis Jahresende über die steuerfreie Corona-Prämie abwickeln. Geldzuschüsse oder Sachzuwendungen können steuer- und SV-frei sein, wenn Sie ein solches Geschenk als Dankeschön für den Arbeitseinsatz während der Corona-Krise gewähren und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leisten. Hier sind bis zu 1500 Euro möglich. Diese müssen aber noch in diesem Jahr ausgezahlt werden, da die steuer- und sv-Freiheit zurzeit nur bis 31.12.2020 gewährt wird. Näheres dazu finden Sie auf unserem Merkblatt «Sonderzahlungen für Beschäftigte in der Corona-Krise».
