Ostern steht vor der Tür und viele Arbeitgeber nutzen diesen Anlass, um sich bei ihren Mitarbeitern für die geleistete Arbeit zu bedanken. Dabei gilt es allerdings, steuerliche Grenzen zu beachten. Damit das nicht so mühselig wie die Eiersuche wird, haben wir Ihnen die wichtigsten Optionen noch einmal zusammengestellt:
Aufmerksamkeiten
Für ein Osterpräsent greift die Freigrenze von 60 € (inkl. Umsatzsteuer) pro Arbeitnehmer für Aufmerksamkeiten nicht, da es sich nicht um einen persönlichen Anlass handelt. Dieser wäre z.B. bei einem Geburtstagsgeschenk oder einer Gratulation zur Betriebszugehörigkeit, Hochzeit o.ä. nutzbar. Aufmerksamkeiten sind lohnsteuerfrei und dürfen nur als Sachzuwendung gewährt werden.
Sachbezug
Stattdessen greift zu Ostern der seit diesem Jahr angehobene Wert von 50 € pro Arbeitnehmer für den Sachbezug. Dieser kann monatlich gewährt werden und ist innerhalb dieser Grenze steuerfrei. Aber Achtung: Wer den Wert schon z.B. mit einem monatlichen Gutschein ausschöpft, kann diesen nicht für ein Osterpräsent zusätzlich nutzen. Wichtig ist hier auch die Abgrenzung zum Barlohn. Sachbezüge müssen immer zusätzlich zum eigentlichen Lohn/Gehalt gezahlt werden. Außerdem müssen diese den Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) entsprechen, also nur eine begrenzte Einlösbarkeit (nach Leistung, räumlich, nur bei einem Unternehmen, ohne Auszahlungsoption) aufweisen.
Betriebsveranstaltung
Alternativ können Arbeitgeber auch eine Betriebsveranstaltung wie z.B. ein gemeinsames Frühstück zu Ostern ansetzen. Vom Gesetzgeber wurde der Freibetrag dafür auf 110 € für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer festgelegt. Sofern die Aufwendungen den Freibetrag überschreiten, wird nur der übersteigende Teil zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Das gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. In die Gesamtkosten sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einzubeziehen, z.B.
- Geschenke im Rahmen der Feier, die anlassbezogen verschenkt werden
- die Gewährung von Speisen und Getränken, von Tabakwaren und Süßigkeiten
- die Übernahme der Beförderungskosten (Bahn, Omnibus, Seilbahnen, Vergnügungsdampfer); es spielt keine Rolle, wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat (z. B. Schiffsfahrt auf einem Vergnügungsdampfer oder Busfahrt in einer landschaftlich reizvollen Gegend)
- die Übernahme der Übernachtungskosten bei mehrtägigen Betriebsveranstaltungen
- Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Saalmiete, Musik, Kegelbahn, für künstlerische und artistische Darbietungen
- die Überlassung von Eintrittskarten für Museen, Schwimmbäder, Sehenswürdigkeiten, Sportstätten usw., die im Rahmen einer Betriebsveranstaltung besucht werden
- Begleitpersonen/Ehegatten sind dem Arbeitnehmer zuzurechnen
Mahlzeiten
Unabhängig von den Feierlichkeiten rund um Hasen, bunte Eier und Co. können Arbeitgeber auch noch weitere Angebote an ihre Beschäftigten machen. So gibt es beispielsweise die Möglichkeit an 15 Tagen pro Monat einen Essenszuschuss von 6,67 € für Mittag- bzw. Abendessen oder 4,97 € für ein Frühstück zu zahlen. Dies kann in Form einer eigenen Kantine oder durch Gutscheine bzw. Verbilligungen für eine externe Einrichtung erfolgen. Dieser Sachbezug kann entweder vom Mitarbeiter selbst versteuert oder pauschal mit 25% vom Arbeitgeber abgeführt werden. In beiden Fällen bleibt der Betrag dann sozialversicherungsfrei.
Voraussetzung ist, dass
- tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird,
- für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke arbeitstäglich beansprucht werden kann,
- der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit (1,87 € für Frühstück, 3,57 € für Mittag- oder Abendessen) um nicht mehr als 3,10 € übersteigt,
- der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
- die Essenmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben (bei der die ersten drei Monate noch laufen).
Zur Abwicklung gibt es mittlerweile auch verschiedene digitale Angebote wie beispielsweise JobLunch von Edenred, bei dem die Mitarbeiter ihre Belege einfach per App einreichen können. Die Erstattung des Essenszuschusses wird dann mit der Gehaltsabrechnung nachträglich ausgezahlt.
Weitere Änderungen zu Mindestlohn und Minijobs geplant
Im Koalitionsvertrag von 2021 wurden weitere Änderungen festgehalten, die Arbeitgeber kennen sollten. Bisher gibt es dazu allerdings nur einen verabschiedeten Gesetzesentwurf des Bundeskabinetts. Es schadet dennoch nicht, diese geplanten Neuerungen im Hinterkopf zu behalten. So soll ab Oktober 2022 eine weitere Erhöhung des Mindestlohns auf 12 € pro Stunde greifen. Aktuell liegt dieser bei 9,82 € pro Stunde, ab Juli dann bei 10,45 €. Natürlich gelten auch weiterhin die bekannten Ausnahmen für andere Branchenmindestlöhne wie beispielsweise in Pflege und Handwerk sowie für Auszubildende.
In diesem Zusammenhang soll auch die Minijobgrenze von aktuell 450 € auf 520 € angehoben werden. Damit wird zukünftig eine Wochenarbeitszeit von 10 Stunden zum Mindestlohn möglich. Auch die sogenannten Midi-Jobs werden auf bis zu 1.600 € monatlichem Einkommen angehoben und bilden damit weiterhin den Übergangsbereich für sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen.
Tipp: Viele wichtige Informationen haben wir in Form von Merkblättern auch in unserem Downloadbereich zum Nachlesen bereitgestellt.
