99 Prozent aller Geschäftsvorfälle sind reine Routine… Die gesamten 100 Prozent lassen sich steuern, indem man das eine Prozent an Ausnahmen managt.
Alfred P. Sloan
Der Lateiner sagt: Culpa in contrahendo – Verschulden bei Vertragsschluss. So beginnt fast jede Einführungsvorlesung für Studenten in unser Rechtssystem. Für Verträge gilt, dass diese einzuhalten sind. Besondere Sorgfalt und genaues Analysieren des Kleingedruckten, der Nebenbedingungen und Laufzeiten ist dabei zwingend geboten.
Unter das Vertragsmanagement fallen alle abgeschlossenen Rechtsbeziehungen. Hier sind Miet- und Kreditverträge ebenso zu verstehen wie Anstellungsverträge der Mitarbeiter, Leasingvereinbarungen für den Firmenfuhrpark oder Mobilfunkverträge der Mitarbeiter, Versicherungspolicen und vieles mehr. Ein oft vernachlässigter Bereich besteht in den Verträgen der Gesellschaften selbst, zum Beispiel Satzungen der GmbH oder Gesellschaftsverträge von GbR-Verträgen oder KG-Satzungen.
Nach der Unterzeichnung ist vor der Unterzeichnung – ein Vertrag, der nicht umgesetzt wird, nützt beiden Parteien wenig. Achten Sie daher schon bei der Vertragsgestaltung darauf, dass die gestellten Bedingungen realistisch und realisierbar sind. Klären Sie, wer im Unternehmen die Umsetzung des Vertrages nach der Unterzeichnung im Blick behält, damit die getroffene Vereinbarung auch tatsächlich gelebt wird.
Wichtig ist, möglichst alle Verträge im Blick zu haben und die wesentlichen Konditionen und Vereinbarungen auf den Punkt zu kennen, Anpassungsbedarfe frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf entsprechend zu ändern. Ein wichtiger Punkt hierbei ist die Kenntnis von Vertragslaufzeiten und die vertragsgemäße Kündigung von sogenannten Dauerverträgen.
Stolpern Ihre Vertragspartner über die immer gleichen Klauseln? Kommt es immer wieder zu Streitigkeiten wegen bestimmter Punkte? Führen Sie eine Checkliste oder eine Art „Fehlerprotokoll“, um solche Regelungen in Angriff nehmen zu können. Darauf sollten alle Mitarbeiter Zugriff haben, um zukünftige Verträge verbessern zu können und gemeinsam als Team aus Fehlern zu lernen. Wissen nicht horten, sondern teilen, lautet das Credo. Vertragscontrolling als stetiger Verbesserungsprozess!
Quelle: Ines Scholz: Wie man Controlling in den Griff bekommt: Wirkungsvolle Finanz- und Steuertipps für Chefs – Von Arbeitsrecht über Steuern bis hin zum Umgang mit dem Finanzamt
