Geschäftsführer und Inhaber sind häufig eng in das operative Tagesgeschäft eingebunden. Sie haben in der Regel wenig Zeit, ihrer Führungsaufgabe jederzeit und gegenüber allen Mitarbeitern gerecht zu werden, jeden Mitarbeiter ausreichend zu informieren und Entwicklungen im Unternehmen am Puls der Zeit aufzunehmen. Das gilt noch einmal mehr in diesen Zeiten, die uns nahezu wöchentlich vor neue Herausforderungen stellen.
Doch so wie Sie Ihre betrieblichen Kennzahlen regelmäßig im Blick behalten sollten, ist auch ein umfassender Überblick zu den Abläufen und Kernprozessen im Unternehmen wichtig, um den Durchblick zu behalten. Hier kann Ihnen ein monatliches Berichtswesen der Verantwortungsbereiche helfen.
Vordefinierte Fragen zu den wichtigsten Geschäfts- und Entwicklungsbereichen werden durch die Abteilungsleiter/Teamleiter monatlich beantwortet und gewährleisten so eine stetige Fokussierung auf die relevanten Themen. Mit Hilfe dieses Reportings lässt sich auch die Erreichung der gesteckten Ziele kontrollieren. Es ermöglicht rechtzeitige Gegenmaßnahmen und dient als Gesprächsgrundlage für Termine der Führungsebene.
Dabei sollten Monatsberichte alle wichtigen Themen von klassischen Umsatz- oder Kostenzielen, über Qualitätssicherung, Mitarbeiter- und Kundenthemen bis hin zu Prozessorganisation und Jahreszielplanung beinhalten. Unternehmen, die eine Balanced Scorecard implementiert haben, sollten diese auch zum Gegenstand des Reportings machen.
Und so könnte ein Beispiel für ein Monatsreporting aussehen – idealerweise passt es auf eine DIN A4-Seite. Die Antworten sollten kurz und prägnant verfasst werden, die Beantwortung einmal im Monat zur Routine werden, die damit keine halbe Stunde in Anspruch nimmt.
In der Kopfzeile werden Mitarbeiter, Bereich und Monat festgehalten.
Dann schließen sich beispielhaft folgende Fragen an:
- Welche Monatsziele lagen für diesen Monat vor und wurden diese erreicht?
- Welche Probleme sind aufgetreten und wie wurden sie gelöst?
- Welche wichtigen Neuigkeiten/Entscheidungen gibt es in Ihrem Verantwortungsbereich?
- Stimmt die Zusammenarbeit in Ihrem Team? Gibt es Chancen oder Schwierigkeiten im Zusammenhang mit einzelnen Mitarbeitern? Welche Lösungsvorschläge haben Sie diesbezüglich?
- Welche Entwicklungspotenziale oder Risiken sehen Sie bei unseren Kunden?
- Entsprechen die Arbeitsergebnisse Ihren Zielen laut Zielplanung? Erläutern Sie den Status der Zielerreichung.
- Wie lauten die nächsten Schritte/Ziele und deren Termine?
- Welche Aufgaben und Aussagen tragen Ihrer Meinung nach nicht zum Unternehmensziel bei? Wo gibt es Verbesserungsideen?
- Bei welchen Themen benötigen Sie Freigaben/Entscheidungen Ihres Vorgesetzten?
Dieser kurze Fragenkatalog wird ja nach Unternehmen und Branche unterschiedlich ausfallen. Im Großen und Ganzen geht es aber darum, alle wichtigen Bereiche und Akteure im Blick zu behalten und zu Wort kommen zu lassen. Denn denken Sie immer daran: Ihre Mitarbeiter sind mitunter Ihre besten Unternehmensberater!
