Was nicht auf einer einzigen Manuskriptseite zusammengefasst werden kann, ist weder durchdacht noch entscheidungsreif.
Dwight D. Eisenhower
Auf den Punkt denken, auf den Punkt arbeiten. Das ist kurz zusammengefasst der Ansatz hinter der One-Page-Only-Methode. Auf einer Seite alle für den Mandanten relevanten Informationen verdichten – dieses Prinzip verfolge ich seit den Anfängen unserer Kanzlei. Ganz gleich, ob es sich um Umsatzsteuer oder Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner oder Gesetzesänderungen zum Jahreswechsel handelt. Wer zu uns in die Kanzlei kommt, möchte auf den Punkt informiert werden und nicht sein Buchhalter-Examen bei uns machen.
Wir leben in einer Gesellschaft, die für uns alle täglich viel zu viele Informationen bereithält. Schon der US-amerikanische Präsident Ronald Reagan hielt sich an den „One-Pager“. An ihn gerichtete Memos durften nicht länger als eine Seite sein. Ich bin davon überzeugt, dass unsere Mandanten uns beauftragen, damit wir ihr Leben ein wenig leichter machen. Umfangreiche Abhandlungen bringen uns unter dieser Prämisse in der Beratung nicht weiter und kosten nicht selten Nerven bei allen Beteiligten. Die Bereitschaft sich mit langen Abhandlungen auseinanderzusetzen, ist im Unternehmeralltag einfach nicht gegeben. Unser Mut, Komplexes in wenigen Worten zusammenzufassen, wird von unseren Kunden hingegen mit Dankbarkeit aufgenommen.
Deshalb verfolgen wir mit der One-Page-Only-Methode den Ansatz, auf einer (der ersten) Seite Ergebnisse und Handlungsempfehlungen aufzuzeigen. Das Fazit ziehen wir nach vorn, damit sich bereits beim Überfliegen eine konkrete Antwort ergibt. Um in der Lage zu sein, Informationen so zu verdichten, bedarf es einer tief gehenden Recherche und Analyse. Wer nur an der Oberfläche kratzt und eine Fragestellung nicht zu 100 Prozent durchdacht hat, wird unserem Ziel des fachlich fundierten One-Pagers nicht gerecht und kann relevante Infos nicht auf ihr Extrakt reduzieren.
Nach meiner Erfahrung lässt sich diese Praxis nur dann durchsetzen, wenn die Unternehmensleitung diese Vorgehensweise vorgibt und einfordert. Wer als Chefin oder Chef selbst gern ausschweifende Erklärungen liefert, wird sich mit diesem Tool wahrscheinlich schwer tun. Bedenken Sie aber, dass Ihre Mandanten das sehr wahrscheinlich anders sehen. Zwingen Sie sich selbst und Ihre Mitarbeiter dazu, auf den Punkt zu denken und auf den Punkt zu formulieren. Informationen derart zu verdichten, erleichtert auch das Beratungsgespräch mit Ihren Kunden. Sie können auf Augenhöhe miteinander kommunizieren, weil sich Ihr Kunde selbst bei schwierigen Fragen gut informiert fühlt.
Zugegeben: Das Ein-Seiten-Prinzip wird man nicht über Nacht etablieren. Sie müssen Ihre Mitarbeiter aber auch nicht wochenlang zur Schulung schicken. Bewährt hat es sich unserer Erfahrung nach, zwei oder drei Mitarbeiter als Mentoren zu bestimmen, denen diese Denk- und Arbeitsweise leicht fällt. Anhand eines (einseitigen!) Recherche-Merkblatts arbeiten meine Mitarbeiter dann die wichtigsten Punkte ab. Sie klären das was, wie genau, welche Optionen und ab wann im Formular-Stil. Auch dort, wo es zwingend mehr Informationen zur rechtlichen Klarstellung und Entscheidungsfindung braucht, bleiben wir bei unserem Ein-Seiten-Konzept. In diesen Fällen fügen wir die Ergänzungen als Anlage bei.
Ein weiterer angenehmer Nebeneffekt dieses Prinzips: Der Mandant kann diese eine Seite mit nach Hause nehmen und wird sie wahrscheinlich sogar noch einmal lesen – bei langen Abhandlungen und dicken Papierstapeln eher unwahrscheinlich. Geben Sie Ihren Mitarbeitern vor allem am Anfang Zeit, sich mit dieser Methode vertraut zu machen. Arbeiten Sie gemeinsam daran, sich immer weiter zu verbessern. Der Rest ist Übung. Übung, die sich lohnt. Am Ende werden Sie feststellen, dass nicht nur Kunden und Interessenten begeistert sind. Diese Arbeitsmethode bewirkt insgesamt mehr Transparenz und Klarheit im Beratungsprozess und dient zugleich als Handlungsanleitung. Schließlich ist es unsere wichtigste Aufgabe als Steuerberater, unsere Mandanten zu beraten und ihnen Orientierung zu geben. Das funktioniert am besten auf den Punkt.
Quelle: Ines Scholz: Go digital: Neues Denken in der Kanzleiführung. Mit 48 Workhacks den Datenschatz heben
