Personalführung ist heute die Königsdisziplin für die erfolgreiche Unternehmensentwicklung. Gut wenn Sie als Unternehmer dabei von Anfang an auf rechtliche Stolperfallen und die gesetzlichen Rahmenbedingungen achtgeben. Denn das Arbeitsrecht gilt genauso für Freiberufler und KMU wie für Konzerne – allerdings fehlt bei den beiden erstgenannten in der Regel die Personalabteilung. Legen Sie deshalb von Beginn an Wert auf kluge Standards für das Lohnbüro sowie juristisch haltbare Vereinbarungen.
Bei der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist eine Fülle an organisatorischen Aufgaben zu bewältigen. Laut Nachweisgesetz sind Unternehmen verpflichtet, dem Mitarbeiter einen schriftlichen Arbeitsvertrag auszuhändigen. Im Arbeitsvertrag sind die Bestimmungen zu Arbeitszeiten, Arbeitsort, genauer Tätigkeit, Vergütung, Probezeit und vieles mehr zu regeln. Bewährt hat sich beim Onboarding von Mitarbeitern die Entwicklung eines firmeninternen Mitarbeiter-Handbuchs, in dem relevante Organisations- und QM-Richtlinien erläutert sind. Zudem braucht es einen Einarbeitungsplan und die betriebsüblichen Belehrungen und Informationen.
Für die Lohnabrechnung müssen Arbeitgeber folgende Schritte veranlassen:
- Anmeldung neuer Mitarbeiter bei der Krankenkasse
- Lohnabrechnung vornehmen – Sozialabgaben und Lohnsteuer berechnen und abführen
- Anmeldung der Mitarbeiter bei zuständiger gesetzlicher Unfallversicherung (BG)
- Jahresmeldung abgeben
Bei den Belehrungen und zustimmungsbedürftigen Inhalten kommen folgende Regelungen in Betracht:
- Personalfragebogen
- Belehrung Unfallverhütung
- Firmenvereinbarung Urlaub in Erziehungsurlaubszeit
- Belehrung Verschwiegenheitsverpflichtung
- Privatnutzungsverbot/Nutzungsvereinbarung Firmenfahrzeuge
- Privatnutzungsverbot Mailkommunikation/IT
- Sicherheitsbestimmungen Nutzung z. B. von USB-Anschlüssen, Einlesen digitaler Daten und Öffnen kritischer Dateien
- betriebliche Spielregeln zur Urlaubsbeantragung
- Unternehmens-Spielregeln (wenn vorhanden)
Gute Bewerber zu bekommen ist heute harte Fleißarbeit des gesamten Unternehmens. Da Fachkräfte rar sind, muss vieles getan werden, um den Arbeitsplatz in der Wahrnehmung potenzieller Bewerber attraktiv zu gestalten. Bemühen Sie sich daher nicht nur in der Bewerbungsphase um einen neuen Mitarbeiter, sondern nehmen Sie auch das Onboarding ernst und fragen Sie lieber einmal mehr nach als zu wenig.
Quelle: Ines Scholz: Wie man Controlling in den Griff bekommt: Wirkungsvolle Finanz- und Steuertipps für Chefs – Von Arbeitsrecht über Steuern bis hin zum Umgang mit dem Finanzamt
