Die eigenen Prozesse fortlaufend weiterzuentwickeln, ist für Sie als Unternehmer die neue Eintrittskarte zum Mitspielen geworden. Mit Hilfe von Prozessen lassen sich Betriebe überprüfen, modernisieren und in einem globalisierten Wettbewerb positionieren. Die Anforderungen von Markt, Kunden und Partnern sind gestiegen, die Perspektiven verändern sich:
Neben Kostenreduktion und Umsatzsteigerung treten Effizienz, Flexibilität und Qualität in den Vordergrund. Der Kunde ist im Fokus, Umstrukturierungen sind auf Prozessoptimierung ausgelegt. Die Beherrschung der unternehmensinternen Abläufe ist das Hauptziel. Gerade in einer Krise lohnt es sich, die eigenen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen – wenn nicht jetzt, wann dann?! Momentan sind wir ohnehin alle auf der Suche nach dem neuen „Normal“.
Mit einem funktionierenden Prozessmanagementsystem können Sie in Ihrem Unternehmen Schwachstellen im Arbeitsablauf aufdecken. Denn Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen sind in allen Bereichen denkbar. Im Rahmen eines Prozessmanagements wird das Unternehmen in Prozesse zerlegt, die die Unternehmensabläufe transparent abbilden. Die Strategie des Unternehmens formuliert dabei die Ziele des Prozessmanagements.
Die relevantesten Ziele liegen in den Bereichen Qualität, Kosten und Zeit. Zur Veranschaulichung dieser Zielbeziehungen hat sich das magische Zieldreieck bewährt:
Qualität: Mit Qualität ist hauptsächlich die Beherrschung des Prozesses gemeint. Der Prozess
wird optimiert, sodass keinerlei Störungen im Prozess die Qualität des Produkts gefährden.
Kosten: Wenn Prozesse optimal ablaufen, werden die Kosten minimal, da unnötige Ressourcen eliminiert werden.
Zeit: Effizienz ist beim Faktor Zeit der entscheidende Aspekt. Umso effizienter der Prozess, desto geringer sind Durchlaufzeiten bzw. Reaktionszeiten.
Das spätere Analysieren und Optimieren von Prozessabläufen sowie das Schaffen von Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen bzw. Abteilungen tragen bei konsequenter Durchführung zu einem besseren Unternehmensergebnis und einer besseren Unternehmenskultur bei.
Kontinuierliche Verbesserung sowie die aktive Beteiligung aller betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen sichern also Ihren Erfolg. Machen Sie Ihrem Team dabei deutlich, dass es nicht in erster Linie um die Einsparung von Arbeitsplätzen geht, sondern um die effizientere und effektivere Abarbeitung bestehender Aufgaben – damit sich das Stress-Level für alle verringert.
Wie das funktioniert? Ihre Mitarbeiter analysieren ihren Arbeitsbereich selbst und erarbeiten konkrete Verbesserungsvorschläge. Dieses Vorgehen leitet sich aus dem sogenannten PDCA-Zyklus ab. PDCA steht für „Plan-Do-Check-Act“ und sichert wirksame Veränderungen im Unternehmen:
- Auswertung von IST und SOLL
- Probleme und Änderungsbedarfe beschreiben und bewerten
- Probleme „bepreisen“ (Zeit, Geld, Energie, Stress pro Zeiteinheit)
- Erste Problemanalyse (Ursachen, Zusammenhänge, Schnittstellen, Nebenwirkungen)
- Lösungsideen sammeln, bewerten und festlegen
- Maßnahmen vereinbaren (Wer tut was bis wann?) und Ressourcen klären
- Maßnahmen umsetzen und regelmäßig Erfolg überprüfen
Prozessoptimierungen dienen der Qualität und Kundenzufriedenheit, verbessern zudem intern Zufriedenheit und Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter, steigern die Kreativität und vermeiden zugleich die Verschwendung von Ressourcen. Alles Ziele, die sich lohnen!
Quelle: Ines Scholz: Wie man Controlling in den Griff bekommt: Wirkungsvolle Finanz- und Steuertipps für Chefs – Von Arbeitsrecht über Steuern bis hin zum Umgang mit dem Finanzamt
