Zeit die wir uns nehmen, ist Zeit, die uns etwas gibt.
Ernst Ferstl
Zeitmanagement geht jeden an: In Zeiten ständiger Erreichbarkeit und stets überbordender E-Mail-Postfächer brauchen wir Zeitinseln, damit wir störungsfrei denken und arbeiten können. Wenn man ständig aus der Arbeit herausgerissen wird, ist das nicht nur zunehmend frustrierend. Es ist nachweislich auch ineffektiv und damit letztlich unwirtschaftlich. Warum nutzen Sie diesen Sommer und die damit einhergehende Ruhe nicht einmal, um einen neuen Ansatz auszuprobieren?
Eine Möglichkeit, sich selbst (und das eigene Umfeld) zum konzentrierten Abarbeiten wichtiger Aufgaben anzuhalten: ein sogenanntes Time-out. Wenn ein Mitarbeiter andauernd gestört und unterbrochen wird, tritt der bekannte „Sägezahneffekt“ ein. Nach einer Störung bedarf es erheblicher Mühe, bis man sich wieder in eine Aufgabe eingearbeitet hat. Dadurch kann viel Zeit verloren gehen. Deshalb geben wir als Kanzlei allen Mitarbeitern die Möglichkeit, zweimal wöchentlich für jeweils drei bis sechs Stunden eine störarme Erledigungszeit einzurichten.
Dabei gelten folgende Spielregeln: In dieser Zeit sind ausschließlich umfassende, zusammenhängende Aufgaben, beispielsweise die Bearbeitung von Jahresabschlüssen, Projektarbeiten und Tätigkeiten, bei denen der „rote Faden“ verloren gehen würde, zu bearbeiten. In dieser Zeit ist es unzulässig, Telefonate zu erledigen, Rückrufe zu tätigen, E-Mails zu checken oder zu beantworten und interne Besprechungen von Mitarbeitern abzuhalten. Time-out heißt fokussiert an einer Sache dran sein und bleiben.
Wir tragen ein Time-out in unseren Outlook-Kalender ein und stellen konsequent das Telefon auf den Empfang um. Außerdem arbeiten wir mit einer gelben „Diskus-Scheibe“, die für alle anderen Mitarbeiter sichtbar vor die Tür gelegt wird. Ein Übertreten ist nicht erlaubt – weder für die Chefin noch für die Kolleginnen und Kollegen.
Allerdings fällt es gerade in hektischen Zeiten schwer, sich an diese bewusst gesetzte, störungsfreie Zeit zu erinnern. Es bedarf der Übung, sich ein solches Time-out zu nehmen und in dieser Fokuszeit tatsächlich Dinge zu Ende zu bringen. Doch konsequent gelebt, verbessert sich durch das ungestörte Arbeiten nachweislich die Produktivität. Wir bestimmen Zeit und Raum und haben das Gefühl, einen guten Job gemacht zu haben. Nicht schnell, irgendwie, nebenbei. Stattdessen konzentriert und wirkungsvoll.
Quelle: Ines Scholz: Go digital: Neues Denken in der Kanzleiführung. Mit 48 Workhacks den Datenschatz heben
