Kleine Geschenke erhalten bekanntlich die Freundschaft. Das gilt auch bei Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Richtig gemacht, sind diese kleinen Aufmerksamkeiten als Betriebsausgabe abzugsfähig. Doch damit bei einer eventuellen Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen in Form einer Aberkennung durch Finanzamt und/oder SV-Prüfer auf Sie warten, sollten Sie bei Einkauf und Dokumentation das Ein oder Andere beachten.
Ihre Arbeitnehmer können monatlich 44 Euro als Sachbezug erhalten. In Form von Gutscheinen ist ein solcher Sachbezug steuer- und SV-frei. Wichtig dabei: Es darf sich nicht um eine nachträgliche Kostenerstattung bzw. Geldsurrogate handeln. Der Gutschein muss außerdem nur innerhalb Deutschlands einzulösen sein. Zu besonderen Anlässen wie Geburtstag, Geburt eines Kindes oder Heirat können Sie Ihren Mitarbeitern zusätzlich ein Geschenk überreichen – steuer- und SV-frei bis zu 60 Euro, sofern es sich nicht um Bargeld handelt!
Kleinere Aufmerksamkeiten wie Getränke (Kaffee, Wasser), Obst, Vitaminpräparate, Kekse oder ähnliches können Sie sowohl Ihren Arbeitnehmern als auch Ihren Geschäftspartnern jederzeit kostenfrei zur Verfügung stellen, ohne dass sich dies auf Steuer oder SV-Beiträge auswirken würde. Hierfür gibt es keine Höchstgrenze. Übertreiben Sie es dennoch nicht, wenn Sie unangenehme Nachfragen vermeiden möchten.
Geschenke an Geschäftspartner sind prinzipiell bis maximal 35 Euro pro Jahr und Person abziehbar. Überreichen Sie das Geschenk zu einem besonderen Anlass, beispielsweise Geburtstag oder Jubiläum, wird keine pauschale Lohnsteuer fällig. Ist es ein Weihnachtsgeschenk, muss 30% pLSt angemeldet werden. Kostet das Geschenk zum Geburtstag zwischen 35,01 und 60 Euro wird ebenfalls keine pLSt fällig, dafür sind die Kosten aber auch nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.
Für Weihnachtsgeschenke gilt: Alles über 35 Euro ist nicht als Betriebsausgabe abziehbar und es werden zusätzlich 30% pLSt fällig, die Sie ebenfalls nicht abziehen können. Darüber hinaus müssen Sie als Unternehmer Ihren Geschäftspartner über die Versteuerung informieren und haben zusätzlich besondere Aufzeichnungspflichten. Sie sollten Buch darüber führen, welche Geschenke Sie an wen machen, inklusive Anlass und Wert.
Nicht als Geschenke gelten hingegen Streuwerbeartikel bis 10 Euro Warenwert sowie Warenproben. Sie dienen vielmehr dazu, eine Vielzahl von Kunden bzw. potenziellen Kunden zu erreichen und den Bekanntheitsgrad des Unternehmens zu steigern. Deshalb sind Sie in diesem Fall von Aufzeichnungspflichten wie Namen der Empfänger usw. befreit. Typische Beispiele sind Kugelschreiber, Taschenkalender oder Kekse mit Firmenlogo.
